Выступление на научной конференции: секреты успешной подготовки

Дата: февраль 22, 2022 14:10

Научная конференция — ответственное мероприятие. Порой докладчики так сосредоточены на собственных мыслях, что абсолютно забывают про аудиторию. Важно помнить, что выступление должно быть не только познавательным, но и интересным для слушателей. Заинтересовать зал не является простой задачей, поэтому большое внимание стоит уделить подготовке к конференции.

Организационные моменты

Суть конференции состоит в презентации научному сообществу ценных, актуальных и полезных идей. От того, насколько качественно организована презентация, зависит результат выступления, а также репутация докладчика и, возможно, его профессиональная карьера.

Целью выступающего является пробудить интерес в каждом из слушателей, среди которых может оказаться щедрый спонсор. Соискатели, претендующие на гранты, получают уникальную возможность поддержки для проведения научных исследований.

Исходя из вышесказанного, сложно переоценить важность подготовки к конференции. Спланировать выступление достаточно просто, ориентируясь на ключевые этапы мероприятия:

В первую очередь каждый из участников научной конференции проходит регистрацию. Процедура позволяет организаторам грамотно распределить время каждого выступления, а также систематизировать презентации, согласно их предметному направлению и тематике. Информацию дублируют в программах, которые раздают слушателям и выступающим.
Представитель администрации информирует аудиторию о целях и задачах мероприятия. Вводная часть предполагает озвучивание меценатов и спонсоров конференции. Когда торжественный этап подходит к концу, мероприятие переходит на следующую стадию.
Гости рассаживаются в зале, согласно планировке мест, подготовленной заранее. Как правила, аудиторию делят на тематические секции. Начало презентаций пробуждает в слушателях интерес, в процессе им предоставляется возможность обсудить актуальные вопросы.
Завершением конференции является фуршет. Таким образом, гости после активных дискуссий и интересных выступлений могут расслабиться и отдохнуть. Данная часть мероприятия обладает практическим значением. Это отличная возможность приобрести новые знакомства, наладить связи с коллегами, спонсорами и организациями.
Когда конференция носит международный характер, иностранцам может быть предложено посещение увлекательной экскурсии, участие в обзорной программе и других туристических мероприятиях.
Заключительным этапом является публикация сборника научных исследований, которые были презентованы в рамках конференции.

Доклад для выступления на конференции: подготовка речи

Речь является единственным способом донести до аудитории информацию, мысли, идеи. Автору следует максимально ответственно подойти к подготовке доклада:

Исследование аудитории. Зная, кем являются слушатели, какие интересы они преследуют, что ожидают получить от мероприятия, можно адаптировать речь так, что она обязательно заинтересует гостей. Следует определить заранее потребности и проблемы аудитории. Это поможет в написании эффектной речи.
Составление плана. Рекомендуется начинать прорабатывать речь еще до момента ее написания. Примерно за месяц можно начинать записывать интересные мысли и идеи, фиксировать красивые речевые обороты и формулировки фраз. При этом важно сконцентрироваться на решении проблем аудитории, перед которой запланировано выступление.
Определение ключевой мысли. По утверждению психологов слушатели способны вынести из доклада до 7 тезисов. Однако доклад необходимо строить вокруг конкретной идеи. В результате складывается структура из единой ключевой идеи и нескольких, связанных с ней, мыслей.
Удовлетворение интересов слушателей. Важно иметь понимание того, что ждет от выступления каждый гость. Доклад должен быть направлен на решение вопросов, актуальных для конкретной аудитории. Распространенной ошибкой любого докладчика является монолог о себе. Подобное выступление, кроме скуки, не вызывает эмоций.
Призыв к действию. Перед тем, как начать писать доклад, следует определить, что требуется от слушателей. Необходимо подумать, к каким действиям должна побудить их речь автора.
Правило одной минуты. Речь длительностью в 60 секунд требует около часа подготовки. Логично предположить, что на 15 минут доклада автору необходимо потратить целых 15 часов. В это время включено также оформление презентации.
Определение эффективной стратегии. Сложно найти универсального докладчика. Каждый автор обладает индивидуальной зоной комфорта. Необходимо потренироваться и определить собственный стиль доклада, в том числе, темп, жанр, визуализацию и другие составляющие речи. Существует множество вариантов оформления презентации, к примеру, майндмэп, стикеровая карта, планирование в уме, тезисы, презентация PowerPoint, речевое оформление. Следует ориентироваться в этом вопросе на собственные ощущения и выбрать наиболее оптимальный вариант.
Отзывы. Авторам, которые отлично разбираются в тематике исследования и материале, бывает сложно объективно оценить свой труд. В этом случае полезно получить отклик со стороны. Рекомендуется активно просить слушателей оставлять отзывы о докладе.

Смысл доклада заключается в создании повода, чтобы слушатели обратили внимание на ту или иную проблему до начала конференции. Выступление перед подготовленными людьми проходит более продуктивно, так как появляется возможность для обмена вопросами и мыслями.

Подготовка текста речи

Качественная речь, в среднем, длится около 10-15 минут. Здесь следует уделить примерно 5 минут ответам на вопросы аудитории. Оптимальной является скорость 100 слов в минуту. Таким образом, общий объем речи должен составить 2 страницы печатного текста 12-м кеглем.

По мнению известного писателя Марка Твена на подготовку достойного доклада необходимо потратить более трех недель.

Содержательное выступление состоит из следующих пунктов:

выявление и формулировка научной проблемы, представление целей и задач исследования;
стадии и процесс научных изысканий, в том числе описание доказательств той или иной гипотезы, успехи в решении проблемы;
научная новизна и ценность, личный вклад автора и выводы.

Известно, что слушатели предельно внимательны к речи докладчика лишь в самом начале выступления. Постепенно интерес рассеивается. В связи с этим, первая часть выступления должна максимально полно донести до аудитории мысли автора и смысл доклада. Короткие и простые предложения без нагруженных вводных конструкций позволят лучше усвоить сказанное. В результате, драгоценное время будет потрачено рационально, а доклад произведет нужный эффект на слушателей, которые запомнят больше полезной информации. При наличии сложных терминов и понятий следует сопроводить их расшифровкой.

Идеальное выступление занимает на несколько минут меньше времени, отведенного организаторами мероприятия.

На подготовительном этапе требуется предусмотреть любые риски. К примеру, автор может сильно разволноваться, нередко возникают накладки с техникой и другие проблемы. Если заранее подготовиться к непредвиденным ситуациям, то докладчика будет сложно застать врасплох. Можно оставить несколько минут в запасе на устранение возможных негативных факторов.

Эффектное выступление обязательно сопровождают раздачей информационных материалов, которые содержат важные цифровые данные, графики, расчеты и примеры. Наглядная демонстрация информации способствует экономию драгоценного времени на пояснения, которые слушатели могут самостоятельно подчерпнуть из раздаточных материалов. Заключение следует дополнить повторным напоминанием о ключевой проблеме. Кроме того, будет полезным подчеркнуть личный вклад автора в процесс решения вопроса.

Секреты запоминающегося выступления

По совету психологов успешные ораторы используют в докладах сильные чувства и эмоции. Это объясняется тем, что информация усваивается лучше, когда сопровождается эмоциональными оттенками. Удачным решением является сочетание рассказа на серьезную тему с примерами из личного опыта.

Среди современных авторов и научных деятелей пользуется популярностью формат выступления под названием «сторителлинг». В этом случае доклад строится на примерах из жизни выступающего. Как правило, сторителлинг применяют в ходе конференций TED. Когда автору на ум не приходят истории из реальной жизни, рекомендуется описать в нескольких предложениях прикладное назначение исследования для слушателей.

Оформление презентации — важный этап подготовки к конференции

Большинство людей, а это около 70%, восприимчивы, в большей степени, к визуальной информации. По этой причине особое внимание при подготовке к конференции нужно уделить презентации. Несколько простых правил, как завоевать внимание аудитории:

Компактные слайды без лишней информации. В качестве примера можно посмотреть на презентации авторства Стива Джобса. Принцип оформления заключается в том, что для каждого слайда предусмотрена отдельная мысль. Вдохновляясь Твиттером, можно ограничить количество слов до минимума. С помощью слайдов необходимо резюмировать речь, а не повторять уже сказанное.
Выбор в пользу разных форматов представления данных. Целесообразно дополнить слайды иллюстрациями по теме исследования, табличными формами, статистикой и схемами.
Особого внимания заслуживает цветовое оформление презентации. Всего должно быть до 4 основных нейтральных и сочетаемых между собой тонов. При отсутствии знаний и навыков работы с цветовосприятием, рекомендуется воспользоваться специальными сервисами. В качестве основы лучше использовать пастельные цвета, в том числе, бежевый, светло-голубой, светло-зеленый и другие подобные оттенки. Текст, как правило, печатают контрастным шрифтом. Существует правило, согласно которому лучше воспринимается светлый тон с темным текстом.
Улучшить образность и наглядность презентации можно с помощью фотографий. Следует избегать приевшихся снимков из интернета. Целесообразно воспользоваться бесплатными фотостоками такими, как Pixabay, FreeStockImages, StockSnap.

PowerPoint пользуется большой популярностью для оформления презентаций. Однако это не единственный доступный инструмент. В качестве альтернативы можно рассмотреть таким программные продукты, Canva или Prezi. Сервисы содержат богатый выбор оригинальных шаблонов для подготовки слайдов, над которыми хорошо потрудились профессиональные дизайнеры.

Создание стильного образа для докладчика

Одним из этапов подготовки выступления является проработка собственного образа. Мероприятие предполагает общение с серьезными и влиятельными людьми. Следует отдавать предпочтение в пользу неброской и аккуратной одежды. Исключены вызывающие и яркие детали, к примеру, рваные джинсы или топ с глубоким декольте. Такой образ не уместен в рамках научной конференции. Кроме того, следует избегать аксессуаров, отвлекающих внимание от непосредственно самого выступления автора. Обувь должна быть чистой и ухоженной.

Поведение автора во время презентации

Даже сильное волнение необходимо сдерживать и не демонстрировать на публике. Существуют ошибки, которые производят неприятное впечатление о презентации. К примеру, неопытные докладчики стараются держать руки в карманах, неосознанно могут стучать пальцами и ногами или грызть ногти, часто прикасаться к одежде и другим предметам. Следует отдавать предпочтение открытым позам, не скрещивать руки на груди.

Выходить на сцену нужно твердым и решительным шагом. В первую очередь рекомендуется осмотреть зал, установить зрительный контакт со слушателями. Нередко профессиональные ораторы выбирают одного гостя в аудитории, которому читают речь. Можно улыбнуться и сделать глубокий вдох, что поможет обрести позитивный настрой. В процессе презентации требуется делать короткие паузы. Таким образом, у слушателей появляется возможность усвоить информацию.

Бывают ситуации, когда в какой-то части выступления в аудитории возникают бурные обсуждения какого-либо вопроса по теме исследования. При этом автору необходимо предоставить гостям возможность обсудить проблему и настроиться на дальнейшее восприятие информации. Обаятельные и дружелюбные докладчики легко завоевывают признание. Улыбка и диалог с гостями поможет быстро адаптироваться и приобрести уверенность.

Большое внимание следует уделять позе. Необходимо держать спину и голову прямо. Докладчику следует потренироваться перед зеркалом. Умеренная жестикуляция не нанесет ущерб презентации, а наоборот, поможет объяснить материал. Руки нужно держать раскрытыми, а ладони повернуть к аудитории.

С помощью регулярных репетиций можно быстро отточить свои навыки выступления на публике. Полезно ознакомиться с выступлениями знаменитых личностей. Возможно, какие-то из приемов окажутся подходящими.

Чтение доклада с листа является дурным тоном. Во время презентации необходимо рассказывать об исследовании, руководствуясь заранее составленным планом. Свои репетиции можно записать на видео. Так будет проще дать оценку собственному выступлению со стороны. В результате, как правило, выявляются распространенные ошибки, к примеру, скованная мимика, использование слов-паразитов, выбор в пользу неловкой позы.

В большинстве случаев во время выступления авторы используют различное оборудование. Все технические средства следует предварительно протестировать на работоспособность. Когда речь написана, а презентация готова, рекомендуется сохранить информацию на флешку. Если компьютер или ноутбук перестанет работать, на выступлении это не отразиться. При наличии такой возможности, лучше подняться на сцену до мероприятия и ознакомиться с ее особенностями.

Как побороть страх публичного выступления: экспресс-методы

Боязнь публичных выступлений является распространенным явлением. Согласно статистическим данным, страх публики занимает второе место сразу после страха смерти. Докладчик может испытывать неприятные симптомы, например, дрожь в ногах, холодный пот, тошноту.

Существует несколько простых методик, которые помогут преодолеть страхи перед выступлением на конференции:

Известно, что занятия спортом способствуют выработке эндорфинов. Рекомендуется за несколько часов до выступления выйти на легкую пробежку или позаниматься в тренажерном зале.
Позвольте себе немного поволноваться. Тревога является нормальным состоянием. Важно помнить, что даже опытные ораторы испытывают волнение перед докладом.
При боязни критики со стороны слушателей следует поставить себя на место гостей. Дело в том, что аудитория в большинстве случаев лояльно относится к выступающим и имеет положительный настрой.
Эффективным приемом борьбы с волнением является выбор в зале знакомого человека или гостя с приятной внешностью. Во время рассказа можно сосредоточиться на конкретной личности, чтобы упростить себе задачу.
Кроме непосредственно автора, содержание доклада перед выступлением никто не знает. По этой причине, если вдруг выступающий сбивается, то можно не останавливаться и не приносить извинения. Слушатели, в большинстве своем, не обращают внимания на подобные оплошности.
Во время технических накладок следует разрядить атмосферу с помощью заранее подготовленной шутки. Не нужно себя винить в подобных инцидентах, которые обусловлены сбоями в работе техники, электроснабжения и других инженерных систем. Слушатели прекрасно осознают, что автор не виноват.
Когда волнение достигает своего пика, можно успокоить себя путем воображения самого негативного развития событий и планирования своих действий. Если есть конкретный план на любой случай, становится гораздо спокойнее за то, как пройдет выступление.
Глубокое дыхание является универсальным приемом, чтобы успокоиться и сфокусироваться на главном. Техника состоит из вдоха, счета до пяти и выдоха. Повтор данного упражнения в течение 5 минут позволит снять напряжение.

Ответы на вопросы слушателей

Специалисты предлагают следующие приемы:

Нужно заранее проанализировать доклад на наличие «слабых» мест. Тогда получится предсказать вопросы, которые могут возникнуть у аудитории, и спланировать аргументированные ответы.
Не стоит перебивать гостя, который задает вопрос. При необходимости можно попросить уточнить некоторые моменты.
Вопрос от слушателя следует продублировать для аудитории. В распространенных случаях сложно с первого раза понять, о чем спрашивал зритель.
Не забудьте поблагодарить за вопрос. Так докладчик проявляет уважение к слушателю, а также выигрывает некоторое время на размышления над ответом.
Ответ следует строить на основании логичной аргументации и примеров из практики.

Оглушающая тишина в аудитории неприятна для докладчика. Если вопросы отсутствуют, и слушатели молчат, можно произнести шутку, чтобы разрядить обстановку. Завершение выступления на позитивной ноте оставляет хорошее впечатление от доклада. Другим удачным выходом из сложившейся ситуации является постановка собственного вопроса, к примеру: «Перед выступлением мне задали вопрос…». Заранее подготовленный ответ можно озвучить сразу.

Бывает так, что выступающий не имеет возможности ответить на заданный ему вопрос. Это нормально, так как человек не может знать все на свете. Следует преодолеть панику и поблагодарить слушателя за хороший вопрос. Можно спросить, что он сам думает на этот счет, транслировать вопрос на всю аудиторию. Это поможет скрыть растерянность.

Ключевые принципы и полезные советы помогут добиться успеха на конференции. Главное, чтобы мероприятие принесло не только ожидаемые результаты, но и доставило удовольствие докладчику.