Образец пояснительной записки к отчету
Что такое пояснительная записка
Пояснительная записка — это документ, который дает общие сведения о назначении отчета, поясняет его части, с поэтапным описанием.
Содержание записки напрямую зависит от формы отчета, к которому она прилагается. Пишет записку сотрудник, подготовивший отчет на имя руководителя.
Содержание документа
Составные части:
- титульный лист;
- введение;
- основная часть и выводы;
- используемые сокращения;
- приложение, если есть графики, схемы, диаграммы или формулы;
- библиография.
Во вступительной части указывается ссылка на отчет, который она сопровождает. Перечисляются основные пункты, которые поясняют содержание отчета. Указываются цели и задачи, значимость, краткая характеристика проблемы, изложенной в отчете. Если это отчет по практике, поясняются основные разделы, и вносится перечень наиболее важных выводов.
В основной части описывается структура отчета, составные части.
В заключительной части подводится итог, и обращается внимание на наиболее важные моменты.
Подписывает записку автор или руководитель группы.
Правила оформления
Записка является текстовым документом, может состоять из одного или нескольких листов, которые обычно нумеруются. Заполняется на листе формата А4.
Общее оформление регламентируется ГОСТом 2.105 и 2.106. Правила оформления титульного листа устанавливаются приказом по организации. В учебных заведениях существуют методические рекомендации по написанию пояснительной записки.
Как правило, вверху листа печатаются данные адресата записки. Далее посредине листа под адресом печатается заголовок: «Пояснительная записка». Обязательны подписи ответственных лиц.
Текст пишется деловым стилем, четко и лаконично. Используются стандартные фразы, профессиональная терминология. Не допускаются местоимений. При необходимости вводятся разделы, пункты и подпункты. Заголовки выравниваются по левому краю. Точка в конце заголовков не ставится.
Стандарты оформления:
- 14 шрифт Times New Roman (Arial);
- 1,5 интервал;
- выравнивание текста по ширине;
- поля: правое — 1,5; левое — 2, 5; нижнее и верхнее — 2;
- полужирное выделение заголовков;
- печать односторонняя;
- нумерация страниц внизу по центру;
- титульный лист не нумеруется.
Особенности написания пояснительной записки к отчету о практике
- Это фактически презентация всего отчета. Ее читают преподаватели в первую очередь. Поэтому важно четкое и красивое оформление с логически построенным текстом, написанным научным языком, без ошибок и опечаток.
- Основная часть пишется в строгом соответствии с планом отчета, можно сделать это в виде таблицы. Дается анализ ключевых понятий.
- Вступление и заключение лучше писать после основной части.
- Необходимо пояснить все сокращения в тексте, указать использованные источники.
- Графики, схемы диаграммы размещают в самом тексте записки сразу после ссылки на них.